Öka din personliga effektivitet

Vetenskapliga undersökningar visar att du förlorar minst 3 min varje gång du avbryter det du gör för att skifta fokus mot något annat. Och då  inkluderar det inte tiden det faktiskt tar att utföra uppgiften. Ännu värre blir det om du sitter fokuserad, i ditt “flow”, då kan det kosta så mycket som 20 min för att återvända till ursprungsuppgiften. Om du ens uppnår den fokusering du hade innan.

Här följer några tips på hur du ökar din personliga effektivitet. Exemplen utgår ifrån den funktionalitet du hittar i Microsoft Outlook men likvärdig funktionalitet hittar du även i andra programvaror och tjänster online. Grunden i effektiviseringen är oberoende av verktyg.

  1. Stäng av alla notifieringar som stjäl uppmärksamhet i onödan, dvs kuvertet i Windows notifieringsfält samt Outlooks Desktop Alert. Stäng även av ljudsignaler och andra funktioner som stjäl ditt fokus.
  2. Bestäm en lagom frekvens för dig att gå igenom din mailkorg. För en del kanske det räcker med en gång på morgonen, en gång efter lunch och en gång innan dagen är slut. Och när du väl tillåter dig att ändra fokus till mailen, se då till att faktiskt hantera alla mail och inte bara “titta” på dem.
  3. När du går igenom mailen, hantera dem:
    • Lös alla mindre uppgifter som kan hanteras direkt
    • Skapa uppgifter av det som du kan göra senare
    • Sätt flaggor för uppföljning på det som du ska återkomma till vid ett senare tillfälle
    • Om aktiviteten i mailet tar mer än 30 min i anspråk, boka in i kalendern när du ska lösa uppgiften
    • Se till att mailet är läst när du är klar
  4. Inkorgen bör aldrig innehålla fler mail än vad som ryms samtidigt på skärmen. Flytt alla lästa och behandlade mail till andra mappar (enligt en för dig logisk uppdelning). Tips kan vara “internt” respektive “kunder” eller dela upp på vilken typ av åtgärd meddelandet kräver.
    • För att initialt tömma inkorgen från (potentiellt tusentals) mail kan du börja med att skapa en mapp för exempelvis “Mail äldre än” och så flyttar du alla mail som är äldre än ex två veckor till den mappen.
    • Inkorgen bör endast innehålla de senaste och ännu ej behandlade mailen.
    • Flytta mail så snart de är omhändertagna.
  5. Utnyttja tidssparande genvägar i Outlook
    • Använd Svara med möte (gör automatiskt en mötesinbjudan av mailet och som går till alla meddelandets mottagare)
    • Använd Quick tasks för att sortera mail och utföra andra vanligt förekommande uppgifter
  6. Skapa Quick tasks för följande;
    • Uppgifter (skapa en uppgift med mailet bifogat)
    • Flytta meddelande till mapp när meddelandet är omhändertaget (för mest använda mappar)
    • Skapa bokning i kalendern (används för uppgifter du ska göra men som är mer tidskrävande)
    • Skapa även genvägar även för andra aktiviteter du utför ofta
  7. Använd kalendern för att boka in aktiviteter du behöver utföra som kräver mer tid att utföra.
    • Om det är kritiskt så bokas tiden som “upptagen” eller “frånvarande”.
    • Om aktiviteten inte är kritiskt men i möjligaste mån bör göras vid det tillfället bokas den som “preliminär”.
    • Slutligen sådana aktiviteter som behöver göras men som egentligen kan göras vid ett annat tillfälle bokas som “ledig”. Då ser du den i din kalender samtidigt som andra fortfarande kan boka dig på andra aktiviteter.
    • Glöm inte att boka in förberedelser för möten, om du behöver summera något efter mötet eller helt enkelt om du behöver restid. Passa på att dokumentera mötets anteckningar direkt efter mötet då du har det färskt i minnet.
  8. Optimera vyerna i Outlook efter dina behov.
    • Ställ in så att veckonummer visas i mini-kalendrarna
    • Dölj paneler och anpassa vyer så att det som är relevant för dig visas och att resten göms undan
  9. Använd vyn Att göra-lista under Uppgifter för att se både uppgifter och flaggade meddelanden
  10. Konversationer grupperar alla meddelanden med samma ämnesrad och gör det lättare att följa flera sammahängande meddelanden, oavsett avsändare. Den här inställningen passar inte alla men om du tror den kan hjälpa dig så aktivera och prova.
  11. Om möjligt, minska antalet gånger/dag som du tillåts bli störd med kortare frågor. Tänk på hur att du förlorar minst 3 min varje gång någon ändrar ditt fokus. Det här gäller även hur ofta du låter dig störa dig själva, för även om det är du som initierar skiftningen i fokus (jag ska bara kolla XX) så tappar du tid på det.
  12. Men, du ska inte vara en robot, så stanna upp och prata med din kollegor då och då!
Advertisements